Для облегчения редакционного процесса предлагается набор подготовленных шаблонов электронных писем. Эти письма адресуются на определенных этапах соответствующим получателям (например, редактор раздела уведомляет литературного редактора о готовности статьи к началу редактирования). Менеджер журнала может отредактировать предложенные по умолчанию шаблоны писем в разделе "Управление журналом" на странице "Подготовленные письма". Кроме того, пользователь может отредактировать текст письма непосредственно перед отправкой. Система автоматически добавляет соответствующую информацию в момент генерации письма (например, название и аннотацию статьи в вопросе о крайней дате подачи рецензии). Шаблоны писем содержат также ссылки на соответствующие страницы сайта с инструкциями о выполнении предложенных действий.
Отправка писем
Для обеспечения функционирования редакции OJS использует электронные письма. Все подготовленные письма имеют свою версию по умолчанию, которая генерируется в момент щелчка на иконке письма. Шаблоны писем могут редактироваться менеджером журнала в любой момент. Пользователь может редактировать письмо непосредственно перед его отправлением. После щелчка по иконке письма в нем автоматически возникают реквизиты получателя и вся необходимая информация. Этот текст отправитель может отредактировать. Отправитель может исправить адрес получателя и добавить новые адреса за исключением случаев, когда требуется отправка паролей (из соображений безопасности). Следует обратить внимание, что введение другого адреса получателя не влечет за собой изменения адреса в его профиле. Для исправления адреса получателя в профиле требуется участие менеджера журнала, который имеет доступ к редактированию любых учетных записей пользователей.